*常見問題會持續更新*

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1. 基本設置
2. 會員個人資料
3. 隊伍
4. 表格
5. 樂齡女童軍/特殊女童軍會員適用
6. 密碼要求/帳戶鎖定

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會員個人資料

1)    如何處理13歲以下未有個人電子郵件信箱的情況？
答：可建議隊員使用父母的電子郵箱，或由父母替該女童軍建立電子郵件信箱。
當女童軍14歲時，便可建立自己的電子郵件信箱，並可於系統更改已登記的個人電子郵件信箱。由於每間學校規矩不同，所以不建議使用學校電子郵件信箱。

2)    為何領袖/領隊不能查看隊員的個人資格（Personal Qualification）？
答：由於個人資格內的資料非領袖/領隊必須知道的資料，因此此項資料並不開放予領袖/領隊查閱。

3)    為何系統以「分鐘」而非「小時」去計算服務時數？
答：由於系統會直接從女童軍參與的服務中計算實際的服務時數，因此以「分鐘」計算比較合適。

4)    在會員簡歷(Member Profile)中的女童軍資格列表(HKGGA Qualifications List)內，為何小女童軍度假營執照、香港度假營許可證及露營執照資格顯示是過期(Expired)? 
答：由於露營資格持有人未能符合於三年內參與一次露營或度假營活動才可繼續持有有關資格的條件，故此會顯示為過期。系統將會按照資格持有者之活動紀錄，自動更新資格。

5)    以往的個人進程，如多年前海外活動參與紀錄、飛躍領袖訓練計劃(簡稱七色彩虹)等不在舊系統儲存的紀錄將如何更新?  

答：如經網上報名系統(OCRS)登記的紀錄將會透過資料轉移形式將有關紀錄加入個別會員的訓練紀錄內；由於女童軍總會只保留過去7年的紀錄，因此2013-2015年的訓練紙本紀錄將會安排人手輸入，另外，亦會安排人手將2013-2020年的有關露營及渡假營紀錄輸入領袖及隊伍資料內。

6)    系統內現時包括女童軍會員的個人資料，想了解總會如何保護會員私隱? 
答：個人資料已分為敏感資料和基本資料兩部分，只有會員個人才可以瀏覽自己個人所有資料，領袖亦只能瀏覽會員的基本資料。 

隊伍

1)    誰人可以更改隊伍簡歷（Unit Profile）？
答：由於有總監及領袖表示不同隊伍的領袖/領隊有不同的分工，因此系統容許所有已獲委任的領袖/領隊或負責領袖/領隊更新隊伍簡歷。

2)    每隊可以有多少名負責領袖/領隊、副領袖/領隊及隊務助理呢？
答：每隊只有一名負責領袖，副領袖及隊務助理數目則沒有限制。而隊務助理是指未曾有該組別領袖之委任證（Appointment）之成人會員，就算本身已是其他組別的領袖，亦會顯示為隊務助理。

3)      如果領袖/領隊在個人資料/歷程等發現資料有誤，如何跟進？
答：請與所屬地域發展部/ 附屬會員部職員了解，再作跟進。

4)    發現隊伍內負責領袖或領隊的職位不正確，是否資料錯誤？我是該隊的負責領袖，為什麼在系統內變為副領袖？
答：GGMS系統內的資料是根據「隊伍登記及紀錄表」內的資料更新的，如領袖/領隊發現資料有誤，請先與所屬地域發展部/附屬會員部了解，職員會查核隊伍登記及紀錄表紀錄，再作跟進。

5)    在隊伍簡歷（Unit Profile）內，為什麼隊伍的成立日期或其他日期如首次宣誓會顯示為1900年1月1 日？ 
答：由於部份隊伍成立日期等日子已經不能考究，所以系統會顯示1900年。如領袖/領隊可出示隊伍註冊証或當年由女童軍總會發出的信件上顯示有關日期等其他資料，經由地域發展部/附屬會員部通知會員服務處更新紀錄，如再有其他資料用作証明，亦歡迎與相關部門聯絡，有關資料可能需經管理委員會確實，才能更正紀錄。

6)    領袖能否將系內的集會出席名單、戶外紀錄表、隊員歷程匯出? 因現時如隊員外出/參與活動，需要提交名單予學校/中心作為記錄。而領袖亦需要替女童軍參與一些校內/校外活動時，需提交證明。如系統已輸入隊員資料，是否可方便領袖匯出使用?  
答：暫時未有此功能，總會會檢視是否增加。

7)    能否將現時隊員名單及資料一次過輸入至系統內，因為領袖帶隊隊伍數量和人數眾多，如總會可以提供時段予領袖在限期內提交隊員基本資料，如電郵/姓名/聯絡資料，協助領袖把資料匯入系統。
答：香港女童軍會員必須使用電子郵件或香港女童軍總會會員號碼，作為系統的登入帳號。總會現正向領袖/領隊收集有關其隊伍隊員的電子郵件。請領袖/領隊於《隊伍登記及記錄表格》內填寫隊伍隊員的電子郵件，並於2021年2月24日或以前遞交有關資料，以便總會把女童軍會員的姓名及電郵地址登記於女童軍管理系統內。

8)    系統能顯示以往的活動出席紀錄嗎？
答：部分現存在OCRS的活動紀錄將會轉存至GGMS內，將來只需於系統登記時按指示輸入你於在OCRS的登記電郵，便可以兩個系統的紀錄對接。但仍有些紀錄未能顯示：如該活動 / 交流活動是有特別獎勵 / 資助而不需付費可以參加、或以隊伍形式報名但無需要遞交名單的活動。這些活動紀錄可以由領袖更新或需聯繫相關部門代為更新。

9)    增加會員時是否一定需要電郵地址？
答：是 

10)    領袖在系統內以「增加會員」方式加入隊員名字及電郵後，隊員會否收到通知? 
答：會。但有關更新女童軍進程的程序尚未完成，建議可以先讓隊員使用系統及嘗試輸入個人資料。 

11)    若隊員轉隊 / 或新隊員是來自其他隊伍（並非晉升），應如何處理? 
答：可由於「隊伍檔案 / 簡歷」中「隊員」分頁內「制服會員名單」中新增該會員。亦建議領袖需定期更新隊員狀況，以確保資料準確。

 
12)    因隊伍集會是定期進行，系統可否設定定期集會? 
答：因系統可發送電郵提示女童軍集會，不建議一次過將設定數個集會日期，可於集會前才於系統內設定會較為合適。 

 
13)    「隊伍檔案 / 簡歷」內會否顯示隊員所得獎項？ 
答：不會，但隊員所得獎一項會顯示在隊員的女童軍進程，領袖亦可在「進階會員搜尋」內搜尋到有哪些隊員有相關獎項。

14)    為何委任領袖持已有特定資格，但於系統內不能替自己隊伍女童軍評核某些興趣章？
答：由於有部份網上流程仍然設計中，因此這個網上流程將於稍後才可應用。

15)    領袖如何為學校申請特邀評核員? 
答：隊伍的負責領袖可從「贊助機構管理」內查看及申請特邀評核員計劃。而負責領袖需於每年截止日期前申請特邀評核員計劃，才可於該年度為隊員評核。
由於申請特邀評核員計劃有時限，需要每年9月1日至12月31期間申請，其他日子是不能遞交/填寫。
如隊伍已申請特邀評核員計劃，領袖亦可於興趣章評核紀錄表選擇由特邀評核員去考核章項（現階段仍等待服務承辦商回應）。

表格

1)    為何一些表格如度假營 / 露營申報表 (PD-07)沒有設定遞交期限? 
答：由於我們希望可保留彈性及考慮領袖或有突然事件以便作出適當的安排，故在系統內未有設定遞交期限。但請各領袖留意，可遞交並不表示一定會獲批。

樂齡女童軍/特殊女童軍會員適用

1)    現時「增加會員」必需要有電郵地址，若有隊員並沒有個人電郵，以及必需只由領袖／領隊處理其女童軍進程的話，應如何將她們加入？

答：系統為此會作出特別處理，領袖/領隊使用以下格式用作隊員登記之電郵，系統便可識別該位會員的電郵地址只用作紀錄之用。
組別+隊號+次序@noemail.com
例子：樂齡女童軍-新界西中心  
樂齡女童軍 -> GG
新界西中心 -> ntwc
第一位是以此形式輸入 -> .01
便合成 GGntwc.01@noemail.com
第2,3 位則是GGntwc.02@noemail.com, GGntwc.03@noemail.com 如此類推
*請留意，由於所有會員之電郵地址不能重覆使用，因此，領袖/領隊必須遵守有關規則，每新一輪輸入皆需要新的電郵地址。
其他組別可使用：
特殊女童軍 – 小女童軍 -> SB
特殊女童軍 – 女童軍 -> SG

以上安排僅適用於絕對不適合申請電郵之會員使用。如領袖/領隊採取以上之安排，即代表已得到該隊員或家屬的同意，並願意為保障該隊員的個人私隱而遵守有關個人資料（私隱）條例下的相關條款。

密碼要求/帳戶鎖定

密碼要求

從以下四類中選三類，最少8個字符，最多16個字符

• 英文大寫字母（A-Z）
• 英文小寫字母（a-z）
• 數字 (0 -9)
• 非字母符號 ( 例如: ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) )

密碼必須唯一且不能重複使用

帳戶鎖定

• 最多允許5次登錄嘗試，第4次嘗試後，您將被轉至到忘記密碼頁面以重獲密碼，如5次嘗試失敗，帳戶將被鎖定，此鎖定將2小時後重置。
• 如您被轉至到忘記密碼頁面，請提供會員號碼 或電郵地址，然後按 “傳送”按鍵，如果您提供的會員號碼或電郵地址是正確並已在系統中註冊，您將在短時間內收到一封電郵通知。